Visszajelzést adni és kapni – a fejlődés egyik legfontosabb eleme

méghozzá olyan ajándék, ami segít a személyes fejlődésedben, és lehetővé teszi, hogy sikeresebb karriert építs fel. Megmutatjuk, hogyan!

Ha teret engedsz a visszajelzésnek, és jobbá válsz annak adásában, az más fényben tüntetheti fel a viselkedésed és a skilljeid. Gyorsabban haladhat előre a karriered, sőt a személyiségfejlődés szempontjából is hasznos!

A világ egyik legsikeresebb befektetője, Warren Buffet, azt mondta, hogy a visszajelzés ajándék! Olyan ez, mintha adatot gyűjtenél a munkádról és a viselkedésedről, ráadásul valaki értékes időt szán rád közben. Ezért az a legjobb, ha tárt karokkal fogadod a visszajelzéseket mert hihetetlenül értékes információkat vonhatsz le belőlük.

A visszajelzési kultúra mindenki javát szolgálja. Megalapozza a kommunikáció minőségét, amin a szakmai kapcsolatok gyakran félre szoktak siklani. A sikeres vállalatok sorában a Netflix azok közé tartozik, amely virágzik a visszajelzéseken alapuló kultúrájával.

A visszajelzések adása és fogadása lehetővé teszi a hatékony együttműködést! A megfelelően kialakított visszajelzési kultúrával igazzá válik, hogy a visszajelzés ajándék – amennyiben tudjuk, hogy mikor és hogyan adjuk!

A tanulás és a feladatokban való együttműködés csak akkor lehetséges, ha minden résztvevő érzelmi megélése legalább semleges. Vannak, akik a legrosszabb időben, a legrosszabb helyen és a lehető legrosszabb módon adnak visszajelzést. Ez hatással lehet arra, hogyan érzel magaddal kapcsolatban.  Azon nem változtathatsz, hogyan adnak mások visszajelzést. Egyedül a hozzáállásodat és a tudáskészletedet alakíthatod át – ezáltal pedig érzelmileg stabil hallgatósággá válhatsz.

Visszajelzést bármikor adhatsz – önmagad kifejezésével és a másokhoz intézett kérésekkel semmi baj nincs, azonban az, mikor és hogyan adod a visszajelzést, mindent megváltoztat!

Gondold végig, a véleményed milyen hatással lehet másokra érzelmileg, és a saját hozzáállásodat is mérd fel egy pillanatra. Mennyire folytál bele – pl. érzelmileg – a helyzetbe? Tudsz támogató lenni? Építő jellegű, nem ítélkező álláspontból indulsz ki?

A másik lényeges dolog, amit érdemes megjegyezni, hogy tanácsot – javaslatot a jövőbeli viselkedésre vonatkozóan – csak akkor adjunk, amikor a másik ember ezt kéri.

Egy ideális világban a visszajelzés pozitív vagy építő jellegű. A fogadása és adása erősen összefügg a fejlődési szemlélet (growth mindset).

Vedd észre, ha valaki valamit jól csinál!

A negatív dolgokat könnyebb észrevenni, hiszen egész egyszerűen így van az agyunk „beállítva”. Amikor visszajelzésekről van szó, elengedhetetlen, hogy a pozitív elemekre összpontosítsunk, és ezekből adjunk többet! Az egyik ok erre az, hogy jó érzés pozitív visszajelzést adni és kapni. Emellett szeretnénk azt is elérni, hogy az esetleges negatív visszajelzések esetén a másik ember fel tudja dolgozni azokat. Ebben az esetben táplálni kell a fogadófél önbizalmát az előzetes pozitív visszajelzésekkel.

Adj viselkedésalapú visszajelzést!

A viselkedésre helyezd a fókuszt, ne a jellemvonásokra! Ennek következtében a szituáció nem fordul át személyeskedésbe! Amennyiben valaki jellemvonásaira teszel megjegyzést (pl.: „Mostanában elég lusta vagy.”), az könnyedén megsértheti a partner érzéseit. Ez védekezési mechanizmust válhat ki, és hátráltathatja a segítségnyújtás vagy a helyzet javításának folyamatát. Azonban, ha a viselkedésről adsz visszajelzést, a fogadófél tudni fogja, hogy változtatnia kell a fejlődéshez.

Fejtsd ki!

Kritikus fontosságú, hogy mennyire alapos a visszajelzés, amit adsz! A részletes visszajelzés sokkal érthetőbb, egyúttal pedig személyesebbé is teszi a mondanivalódat.

Néha csak olyan megjegyzéseket teszünk, hogy „Jó volt a prezentáció!”, azonban, ha elmondjuk, hogyan és miért éreztünk így, vagy részletesebben kifejtjük, hogy mit gondolunk, a fogadófél láthatja, mi vált be. Ezáltal később megismételheti az említett pozitívumokat.

Adj konkrét példákat!

Ha tényleges viselkedéssel kapcsolatban szeretnél visszajelzést adni, próbálj konkrét példákat felsorakoztatni! Ezzel segíthetsz a fogadófélnek megérteni, mikor történt a viselkedés. Mondj valami olyasmit, hogy: „Tetszik, ahogy motiválod a csapatot! Például múltkor mosolyogva jöttél be az irodába, érdeklődtél a hétvégénk felől, és remekül összefoglaltad, mi fog történni a hét során.”

A visszajelzés fogadása épp annyira művészet, mint az adása. Íme pár szabály, amelyeket követve könnyedebben fogadhatod a visszajelzéseket:

1. Ne feledd, amit hallasz, az csupán a másik ember megfigyelése, nem valamiféle kőbe vésett tény. Gondold át, amit hallasz, és használd a fejlődéshez!
2. Nyitott, tisztázó kérdéseket tegyél fel, hogy jobban és átfogóbban megértsd a társad meglátásait.
3. Nehéz nem vitatkozni; azonban legtöbbször jobb nem így eljárni. A vitatkozással azt fejezed ki, hogy zokon veszed a visszajelzést, és falat húzol az önbecsülésed köré; ha megnyílsz, lehetővé teszed önmagad számára a tanulást.
4. Szólalj fel, és magabiztosan oszd meg az érzéseid, ha úgy véled, megsértettek

Az egyik legismertebb visszajelzési technika a szendvics metódus. Ez a technika 3 lépést igényel, amely segít kicsit “becsomagolni” az esetlegesen negatív kritikát és könnyebben kezelhetővé teszi az értékelt számára. Az első lépés a dicséret, ami után következhet a kritika, majd ismét dicsérettel zár. Ez egy relatív egyszerű gyakorlat, ami sok esetben működhet, de egyre inkább ódivatúnak számít.

A legnépszerűbb, modern visszajelzési technika a feedback wrap (rétegelt visszajelzés). A technika követői szerint ez a visszajelzési módszer vezet leginkább a proaktív fejlődéshez, amelyben a munkatárs a legmotiváltabb. Kiszakítja az értékeltet és az értékelőt a tantermi tanár-diák típusú értékelési helyzetből, és a változást nem a megfelelési kényszer, a bónusztól való elesés félelme, vagy akár a munka elvesztésének lehetősége motiválja.

Ennek segítségével egy olyan transzparens értékelési rendszer alakítható ki, ahol mindkét fél jól érezheti magát. Az első lépésben az értékelő szélesíti a kontextust, hogy az értékelt minél inkább megértse a helyzetet. Ilyen tipikus helyzetek lehetnek azok, amelyek a cég jövőjét markánsan meghatározzák: új termék bevezetése, új ügyfél megnyerése, projekt teljesítése. A második lépésben fel lehet vázolni a megfigyeléseket, a felmerülő problémákat, amelyeket egy teljesítményértékelési riport sokszor rendszerezve és összegezve ad az értékelést végző vezetőnek. A harmadik lépés során ki lehet fejteni, hogy ettől az értékelő hogyan érzi magát. Megfogalmazható az esetleges csalódottság, elégedetlenség, kellően asszertív módon. Ezek után fontos elmondani a pontos elvárásokat, hogy az értékelt tudja, legközelebb hogyan tudja jobban elvégezni a feladatát, hogyan elégítheti ki maximálisan az elvárásokat. Tippekkel, tanácsokkal érdemes zárni, például a fejlesztési terv közös kidolgozásával, új célok meghatározásával. Fontos a pozitív zárszó, a fejlődési lehetőség kellő motivációt nyújt a munkatársnak és megerősíti abban a tudatban, hogy a negatív kritika építő szándékú és van lehetőség egyre jobbá válni.

Íme, néhány jó tanács, amellyel hatékonyabban kezelhetjük a visszajelzések adását és fogadását:

1. Határozd meg, mi a feedback motivációja! A jól átadott visszajelzés nem bántó, nem túl kritikus, célja a fejlesztés, a fejlődés.
2. Időzítsd! A rendszeres, például negyedéves visszajelzés mellett, ha úgy érzed, hogy alkalmanként is fontos a feedback, időzítsd a feladat elvégzéséhez minél közelebb. Minél élénkebbek mindkettő fél élményei, annál könnyebb érthetően és hitelesen átadni az akár negatív visszajelzést is.
3. Legyél egyértelmű! Kulcsfontosságú, hogy ésszerűen, pontosan és célzottan határozd meg a célt, a KPI-t, vagy akármilyen kritériumot, ami alapján majd a kolléga munkáját értékelni fogod. Kerüld a ködös megfogalmazást: “Nem vagyok elégedett, legközelebb többet várok tőled!” Mondd el érthetően, hogy mi az a több, amire számítasz legközelebb!
4. Soha ne adj visszajelzést nyilvánosan! A feedback átadása mindig személyesen, egy one-on-one meeting keretében történjen meg. Megalázó, kínos és kellemetlen lehet mindenkinek, ha ez publikusan zajlik.
5. Zárj pozitív véleménnyel! A konstruktív kritika és visszajelzése célja a fejlődés és fejlesztés. Az elején kezdj azokkal a dolgokkal, amik javításra szorulnak, ám ügyelj arra, hogy bátorító, lelkesítő, dicsérő gondolatokkal zárd le a megbeszélést, így az értékelt kolléga motiváltan távozik.
6. Koncentrálj a munkatárs viselkedésére! Fontos, hogy a jó feedback a kolléga viselkedését minősíti, nem a személyiségét.  Jó észben tartani, hogy a visszajelzés megfogalmazásakor ne bántsuk meg az értékeltet.
7. Vedd figyelembe az egyéni törekvéseket is! Ha esetleg az adott munkatárs nem éri el az előre egyeztetett célokat, de látod rajta, hogy nagyon törekszik, esetleg önhibáján kívül nem volt teljesen sikeres, vedd észre és értékeld a személyes motivációját, erőbefektetését.
8. Legyen kétoldalú a visszajelzés lehetősége! Értékelni, visszajelzést adni nehéz és sok odafigyelés szükséges hozzá. Ezért lényeges, hogy az értékelt kollégának is legyen lehetősége reflektálni az elhangzottakra, így az értékelő is tudni fogja, hogy célt ért-e a feedback.

Írta: Kis Zoltán
Forrás: www.codecool.com; www.cx-ray.com
Képforrás: www.pexels.com