Karácsonyi céges buli: Hogyan rendezz emlékezetes és stílusos ünnepi partit?

Ha már bulit szervezünk, csináljuk jól, úgy, hogy élvezetes legyen a résztvevőknek is, ne csak mindenki kipipálja a kötelezően lefutott körök listájáról! A cikkben összegyűjtöttük a mi legjobb tippjeinket arra, hogy emlékezetessé, stílusossá és a szervezet egységéhez valóban hozzájáruló rendezvényt valósíts meg.

1.határidő

Az alapok korai lefektetésével tudjuk jól előkészíteni a bulit. Mint minden esemény szervezésekor, itt is igaz az aranyszabály, miszerint a korai kezdés hozza el a sikert. Akkor tudjuk nyugodtan összehangolni a részleteket, ha erre elegendő időt hagyunk magunknak. Egy karácsonyi buli megszervezésekor olyan faktorokkal is számolni kell, mint a helyszín, az étkezés és esetleges kiegészítő szolgáltatások. Ezekhez egyeztetni kell a kivitelezőkkel, mint a helyszín tulajdonosával, az ételek kiszállítójával, a zenekarral, díszítőkkel és bárki mással, akire szükségünk van. A karácsony nekik is nagyon zsúfolt időszak, hiszen minden másik cég is ekkor akar karácsonyi bulit rendezni, így nem csak a helyszínért, de a szervezőkért, szolgáltatókért is versengünk velük, hogy még beférjünk a kiválasztott segítők naptárjába. Azzal, hogy időt hagyunk magunknak, nem csak az elsők között vehetjük fel velük a kapcsolatot, de nem is kell lerágnunk izgalmunkban a körmünket, hogy valóban válaszolnak-e a szűkre szabott határidő előtt és minden elkészül-e mire a vendégek megérkeznek.

2. alap informcióká

Az egyik legfontosabb és leginkább meghatározó tényező a pénzügyi keret. Az, hogy a cég mekkora összeget tud a karácsonyi bulira allokálni, nagyban befolyásolja, hogy az irodaépület előterében tartott pizza party és az ötcsillagos szálloda dísztermébe szervezett állófogadás és bál tengelyen hol helyezkedik el az általunk lebonyolított program. Amíg ezt nem tudjuk, nem tudunk helyszínt bérelni, ételt rendelni, díszítést beszerezni és szórakoztató programokat rendezni. Ezért először a pénzügyi keretünket kell megtudnunk, majd az időpontot kell kiválasztani. Ebben is segít a korai szervezés, mivel a munkatársak általában elfoglaltabbak decemberben a szabadidejükben is például a gyerekek karácsonyi előadásaival, különböző ünnepi rendezvényeken való részvétellel és a saját karácsonyuk tervezésével. Éppen ezért nagy segítség számukra, ha minél előbb tudják a fix dátumot, és ezáltal nem kell sem más programot lemondaniuk, sem a céges bulit kihagyni, hanem össze tudják hangolni a különböző rendezvényeket. Ebben a kezdeti szakaszban találjuk ki azt is, hogy kik pontosan a meghívott vendégek. Csak a cég munkatársai vehetnek részt a bulin? Hozhatnak magukkal egy külsős vendéget? Esetleg családostól várjuk a munkatársakat? Ezt fontos a pénzügyi kerettel összevetni, hiszen a nagyobb keretbe több extra vendég kiszolgálása belefér, a helyszínfoglalásba, illetve a kiosztott vagy emailben kiküldött meghívókba is rögzítsük ezt, hogy senkit ne érjen utólag kellemetlen meglepetés. Pro tipp a pénzügyi kerettel szemben, hogy ne pont nullára törekedjünk kihozni a kiadásokat és az allokált összeget, hanem hagyjunk magunknak egy kis extrát a költségvetésben, amit a helyzetnek megfelelően tudunk felhasználni, amikor már kialakultak a pontos költségei az egyes elemeknek.

3. helyszín

A pénzügyi lehetőségek tekintetében első megszervezett elemként válassz helyszínt! Ehhez inspirációt nyújthatnak a korábi évek céges rendezvényei, hiszen ezeknek a költségei már megvannak a rendszerben, így nem kell a weboldalakat böngészni vagy a tulajdonosokat hívogatni. Másrészt azt is tudjuk ezekből, hogy korábban megfelelően működtek-e ebben a szerepben. Volt-e elég ülőhely, kellően tiszta és igényes volt-e, elfért-e minden vendég és lehetőség volt-e a helyszín igényekhez való igazítására például díszek, felszolgált ételek, nyitva tartás tekintetében. Ha nem volt korábban semmi céges rendezvény, természetesen a Google Maps is sok segítséget tud nyújtani, illetve általában az internet, ahol részletes leírásokat és összehasonlításokat találunk az elérhető helyszínekről. Ahhoz, hogy elegánsabb rendezvényt szervezzünk és a munkatársak megbecsülve érezzék magukat, ne csak kényszerből tartott programnak érezzék a bulit, célszerű egy külső helyszínt választani. Lefoglalhatunk egy éttermet vagy rendezvénytermet is attól függően, hogy milyen stílusú bulit álmodtunk meg, viszont érdemes ezt kimozdítani a munkahelyről, ahova mindenki egyébként is bejár hétfőtől péntekig. Praktikus olyan helyszínt választani, ahol vagy már eredetileg fel van díszítve a helyiség, vagy lehetőséget adnak erre. Kellemetlen konfrontációkhoz vezethet később, ha már a foglalás és fizetés után szembesülünk vele, hogy egy üres fehér termet kapunk, amibe még egy műanyag karácsonyfát sem helyezhetünk el. Ez jelentősen rombolja az ünnepi hangulatot.

4. téma

Amikor az unalmas, kötelező köröket, mint pénzügyi keretek felmérése, helyszínfoglalás elvégeztük, jöhetnek a kreatív és szórakoztató elemek. Ilyen például a rendezvény témájának, hangulatának kiválasztása. Amellett, hogy karácsonyi miből inspirálódunk még? Gondolhatunk itt arra, hogy havas karácsonynak megfelelően műhóval díszítjük a fenyőfát, fehér girlandokat és papír csillagokat helyezünk el, vagy inkább természetközelire vesszük a figurát csipkebogyókkal, tobozokkal, fagyallal dekorálva. Elegáns rendezvényt akarunk vagy inkább kötetlenre vesszük a figurát? A vállalati kultúra sok esetben indikálhatja, hogy melyik megoldás passzol jobban az adott munkahelyhez. Ha nem is választunk egy konkrét tematikát, az elérni kívánt hangulatot érdemes leszögezni, mert ennek megfelelően tudjuk kiválasztani a dekorációt és további programokat, valamit a munkatársak is ez alapján tudják követni a dress code-ot.

5. ételek

Fontos eleme minden bulinak és rendezvénynek a vendégek jóllakatása. Legyen szó olcsó rendezvényről és pizzarendelésről vagy több fogásos vacsoráról, itt is előre kell tervezni. Fontos olyan szempontokat is figyelembe venni, mint a diéták és allergiák. A meghívókhoz érdemes egy linket csatolni, ahol a meghívottak vissza tudják igazolni, hogy részt tudnak-e venni a rendezvényen, illetve rögzíteni tudják, hogy van-e valamilyen különleges étrendjük vagy allergiájuk. Természetesen vannak határai, hogy hány féle különböző ételt lehet megrendelni ezek függvényében, viszont általában hasznos lehet egy vegán verzió a hagyományos, általában húsos mellett, hiszen ez a vegetáriánusoknak, vegánoknak és laktózérzékenyeknek is megfelel. (A vegán ételekben nincs állati tejtermék, így nem okoz laktóz problémákat.) Az allergénekre pedig fontos odafigyelni, mert sosem tudhatjuk, hogy valakinek csak enyhe kellemetlenséget okoz vagy életveszélyes egy alapanyag. Azzal, hogy az ételeket a munkatársak igényeihez és egészségéhez igazítjuk, éreztetjük velük, hogy nem csak dolgozókként foglalkoztatja és használja őket a vállalat, de emberként is értékeli. Ugyanitt érdemes azt is átgondolni, hogy milyen italokat kínálunk, például felszolgálunk-e alkoholt. Bár egy pohár bor vagy pezsgő gyakran hozzájárul az ünnepi étkezésekhez, az ilyen bulikon és programokon a túlzott alkoholfogyasztás olyan kínos eseteket szülhet, ami nem csak nem elegáns, de mások számára is kellemetlen és problémás.

6. szórakozás

Megint egy olyan ponthoz érkeztünk, amit nagyban meghatároz az alapvető vállalati kultúra. Nagy cégről vagy kisvállalatról van szó? Ismerik egymást a munkatársak és tartják a kapcsolatot a munkahelyen kívül is, vagy szigorúan szakmai a kapcsolatuk és csak formális helyzetekben lépnek egymással interakcióba? Gyakran és szívesen versenyeznek egymással egyének, csapatok vagy inkább a békés együttműködés hívei? Mindezekhez alakíthatjuk a rendezvény szórakoztató elemeit. Szervezhetünk jelmez versenyt, ha a választott téma ezt lehetővé teszi, és számíthatunk rá, hogy legalább néhány munkatárs ebben lelkesen részt venne és beöltözne. Készülhetünk karácsonyi tematikájú kvízzel, amiben akár az egyes munkahelyi osztályok, asztaltársaságok vagy a buliban spontán kialakuló csapatok versenyezhetnek egymással. Tarthatunk tombolát, amihez a cég biztosítja a nyereményeket vagy akár a munkatársak is felajánlhatnak. De még abból is csinálhatunk versenyt, hogy csaptokban kell a legkreatívabb mézeskalács figurát kidíszíteni vagy éppen a legszebb mézeskalácsházat megépíteni.

A játékok mellett a bulik kihagyhatatlan elemei a zene és tánc is. A költségvetéstől és céges preferenciától függően választhatunk egész zenekart, dj-t vagy akár mi magunk is összerakhatunk és elindíthatunk egy karácsonyi lejátszási listát. Az a fontos a zenével és a játékokkal kapcsolatban egyaránt, hogy még a helyszín bejárásakor és lefoglalásakor ellenőrizzük, hogy megvannak a szükséges technikai és más adottságok például hangszórók, megfelelő csatlakozók.

7. figyelmességek

Ide tartozik minden olyan, ami nélkül ugyan létre jöhetne a rendezvény, de figyelmes a kollégákkal szemben, ha ezekre odafigyelünk. Egyrészt a transzporttal érdemes foglalkozni. Főleg, ha alkoholt is felszolgálunk a rendezvényen, kínálhatunk kisbuszos transzfert a helyszínre és onnan haza vagy nagyobb tömegközlekedési állomásokra, esetleg aktívan részt vehetünk az utazásszervezésben azzal, hogy a részvételről nyilatkozók feliratkozhatnak, hogy hajlandóak-e másokkal együtt autózni esetleg vállalni a józan sofőr szerepét és előre egyeztetett kollégákat is hazavinni. Ezzel együtt időben tájékozódjunk és adjunk tájékoztatást a résztvevőknek a parkolási lehetőségekről, hiszen ez befolyásolja a döntésüket, hogy autóval érkeznek vagy más megoldást választanak.

Jó ötlet egy fotóst is szerezni, aki, ha nem is marad a teljes buli időtartamára, megörökítheti legalább a szervezett részt, így lesz mire visszatekinteni, a következő évre inspirálódni, és a munkatársak is örülhetnek, ha kapnak magukról szórakozás közben készült profi képeket. De reklámanyagnak is jó ez, hiszen ki ne szeretne egy olyan cégnél dolgozni, ahol azt látja a honlapon vagy a közösségi médiás felületeiken, hogy itt élvezetes karácsonyi bulikat szerveznek.

Végül pedig egy részletes programterv kidolgozása és összeállítása mindenkinek megkönnyíti a dolgát. Segít ez a szervezőknek is, hogy pontosan tudják, hogy mi a menetrend. A szolgáltatóknak, mint dj, felszolgálószemélyzet, fotós, hogy tudják mikor kell megérkezniük és mennyi időre számítanak rájuk, valamint a bulizni érkezőknek is megnyugtató tudni, hogy pontosan mire készüljenek. Így, aki például csak vacsorázni megy, de játszani nem akar, tudja, hogy mikor érkezzen meg, akinek pedig családja van otthon, az is pontosabban meg tudja mondani, hogy mikorra érkezik haza, ha tudja az ütemtervet.

A buli lényege az, hogy mindenki jól érezze magát, ne csak egy újabb kötelező vagy erősen ajánlott naptári meghívónak lássa az ezzel kapcsolatos emailt. Nem kell feltétlenül a legextravagánsabb partit megszervezni ahhoz, hogy élvezetes és emlékezetesebb legyen. Ennél fontosabb, hogy a meghívottakhoz igazítsuk a demográfiánka, vállalati kultúrára, hangulatra gondolva. Ha igazán élvezetes a buli, a következő évben még könnyebb lesz meggyőzni a munkatársakat, hogy vegyenek részt, hiszen aki az előző évben ott volt, már tudja, hogy menyire jó, aki pedig kihagyta, hallotta a többiektől, hogy nekik milyen jó élmény volt és szeretné ezek alapján maga is kipróbálni. Sikeres rendezvényszervezést és jó szórakozást kívánunk!

forrás: www.tagvenue.com

képek forrása: www.pexels.com, www.unsplash.com