Fluktuáció ősszel: hogyan tartsd meg a csapatod a szezonváltáskor?

Lezárulnak a nyári szabadságok, visszatérnek a kollégák, elindul az év végi hajrá, közelednek a fontos határidők, és számos iparágban éppen ekkor kezdődik a következő intenzív szezon. Közben a munkavállalók is újraértékelhetik, hogy hogyan érzik magukat a munkahelyükön. Azok, akik nyáron már fontolgatták a váltást, szeptemberben könnyen eljutnak a konkrét álláskeresésig. Az új tanév, az új projektek és a szezonális munkalehetőségek pedig különösen a fiatalabb munkavállalók számára jelenthetnek új alternatívákat.

A fluktuáció természetesen nem kizárólag őszi jelenség, és nem minden távozás előzhető meg. Egy jól működő szervezetnek azonban érdemes felismernie, hogy a munkatársak megtartása nem akkor kezdődik, amikor valaki beadja a felmondását. Sokkal korábban eldől, hogy egy kolléga mennyire érzi magát megbecsültnek, van-e jövőképe a cégnél, mennyire kiszámítható a munkája, és milyen kapcsolatban van a vezetőjével. A jó hír az, hogy ezeknek a tényezőknek jelentős része vezetői oldalról befolyásolható. Nem feltétlenül nagy, költséges HR-programokra kell gondolni. Sokszor egy őszinte beszélgetés, egy kiszámíthatóbb beosztás, egyértelműbb célok vagy egy konkrét fejlődési lehetőség többet ér, mint egy újabb céges ajándékcsomag.

Miért lehet érzékeny időszak az ősz?

A szeptember sok szervezet számára gyakorlatilag egy második január. Újraindulnak a projektek, visszatérnek a szabadságon lévő kollégák, új emberek érkeznek, a nyári lassulás után pedig hirtelen minden sürgőssé válik. Ez önmagában is megterhelő lehet. Azok a feladatok, amelyeket augusztusban még ráérősen lehetett kezelni, szeptemberben könnyen egyszerre válnak prioritássá. Ehhez jönnek az év végi célok, a költségvetési tervezés, az értékesítési hajrá, az ünnepi szezon vagy éppen az új projektek.

A munkatársak számára ilyenkor különösen fontos a kiszámíthatóság. Ha valaki nem tudja, hogy mi lesz a következő hetekben, milyen prioritások alapján dolgozzon, mikor kell túlóráznia, vagy egyáltalán mi számít sikernek, a bizonytalanság gyorsan frusztrációhoz vezethet. A szezonális változás ráadásul sok helyen a munkaerőpiaci mozgásokkal is együtt jár. Egyes munkakörökben ősszel ismét megnő az álláslehetőségek száma, a friss diplomások pedig a nyár végén és az ősz elején aktívabban kereshetnek munkát. Éppen ezért az ősz jó alkalom arra, hogy a vállalat ne csak a teljesítménymutatásokat nézze, hanem azt is megvizsgálja, hogy van a csapata.

A fluktuációt nem szeptemberben kell elkezdeni kezelni

A megtartás egyik leggyakoribb hibája, hogy a vállalat akkor kezd el vele foglalkozni, amikor már megérkezett a felmondás. Ilyenkor általában elindul a gyors reakció: „Mit ajánljunk neki, hogy maradjon?” Lehet fizetésemelést adni, új pozíciót felajánlani, extra juttatásokat keresni, de ha a munkavállaló hónapok óta elégedetlen, ezek már könnyen túl későn érkeznek. A távozók jelentős része úgy gondolja, hogy a munkáltató vagy a vezető még tehetett volna valamit a kilépés előtt. A váltást kiváltó problémák között szerepelt a kompenzáció, a karrierlehetőség, a munkaterhelés és a vezetővel való kapcsolat is. A tanulság egyszerű: nem az exit interjú az első megtartási beszélgetés. Az első beszélgetés sokkal korábban történik. Lehet egy heti one-on-one, egy projekt utáni visszajelzés, egy fejlődési beszélgetés vagy akár egy spontán kérdés a folyosón: „Hogy vagy mostanában a munkával?” A kérdés önmagában persze nem varázsszer. Az számít, hogy a vezető tényleg kíváncsi-e a válaszra.

Az ősz jó alkalom egy „maradási beszélgetésre”

A klasszikus exit interjúval ellentétben a stay interview, vagyis maradási beszélgetés célja nem az, hogy kiderítse, miért ment el valaki, hanem hogy még időben megértse, miért maradna. Nem kell belőle hivatalos HR-projektet csinálni. Egy vezető például leülhet a kulcsembereivel, és arról beszélhet velük, hogy mi működik jól, mi nehezíti a munkájukat, milyen feladatokat élveznek, miben szeretnének fejlődni, illetve mi az, ami miatt egy másik munkahely vonzóbb lehetne számukra. A lényeg, hogy ne kihallgatás legyen. Ha valaki azt mondja, hogy hónapok óta nem kap érdemi visszajelzést, ne magyarázzuk el neki, hogy „de hát a teljesítményértékelésen beszéltünk”. Ha valaki azt mondja, hogy kiszámíthatatlan a munkaterhelése, ne az legyen az első reakció, hogy „mindenki sokat dolgozik”. A vezető feladata ilyenkor elsősorban a megértés. A rendszeres, értelmes vezetői beszélgetések fontos szerepet játszanak az elköteleződésben. Azok a munkatársak, akiknek hetente van érdemi beszélgetésük a vezetőjükkel, jóval nagyobb eséllyel számítanak magas szinten elkötelezettnek. Ez nem azt jelenti, hogy minden héten egyórás pszichológiai ülésre van szükség. Sok esetben 15–30 perc is elég lehet, ha valóban a munkatársról és nem kizárólag a státuszjelentésről szól.

A pénz számít, de nem minden a fizetés

Amikor egy jó munkatárs távozással fenyeget, az első gondolat sok vezetőben az, hogy mennyivel lehetne megemelni a fizetését. Ez érthető, hiszen a kompenzáció fontos tényező. Ha valaki a piaci értékéhez képest jelentősen alulfizetett, azt nem lehet egy motivációs poszterrel vagy pénteki pizzával kompenzálni. De a megtartás nem kizárólag bérkérdés. A távozást potenciálisan megelőző tényezők között ugyan a kompenzáció és juttatások szerepelnek a leggyakrabban, jelentős súlya van a pozitív vezetői kapcsolatnak, a karrierlehetőségeknek, valamint a munkaterhelésnek és a beosztásnak is. Ez azt jelenti, hogy egy vállalatnak érdemes többdimenziós megtartási stratégiában gondolkodnia. Lehet, hogy valakinek nem elsősorban több pénzre van szüksége, hanem arra, hogy végre megkapja a seniorabb feladatokat. Másnak a rugalmasabb munkarend jelent sokat. Egy harmadik kollégának az, hogy legyen végre valaki, akitől szakmailag tanulhat. A megtartás ezért sokszor nem arról szól, hogy „mit tudunk még adni?”, hanem arról, hogy mi akadályozza jelenleg azt, hogy jól érezze magát és fejlődni tudjon nálunk?

A szezonális terhelést nem lehet kommunikációval eltüntetni

Ősszel sok vállalat egyszerűen többet dolgozik. Ezt nem kell szépíteni. Egy webshopnak jön a karácsonyi szezon. Egy rendezvényszervező cégnek sűrűsödnek az események. Egy könyvelőirodának más típusú határidők jönnek. Egy gyártócégnél változhat a termelési igény. Egy kereskedelmi vállalatnál felpöröghet az értékesítés. A munkatársak általában azt is megértik, ha egy időszak intenzívebb. A probléma akkor kezdődik, amikor az intenzív időszakot úgy kezeljük, mintha az teljesen normális lenne, és közben nem adunk hozzá extra erőforrást, prioritást vagy támogatást. A „most mindenki húzza meg magát, decemberben jobb lesz” típusú vezetői kommunikáció rövid távon működhet, hosszú távon viszont könnyen kiégéshez vezethet.

A munkaterhelés, a kiszámíthatóbb beosztás és a munkavállalói igények figyelembevétele fontos szerepet játszhat a megtartásban, különösen deskless és műszakos munkakörökben. A munkatársak jobban érzik a munkahelyen belüli megbecsültséget és önállóságot, ha például a műszakpreferenciák kialakításába be vannak vonva. Ha sok a munka, legalább legyen világos, mi az igazán fontos! Prioritások nélkül a szezonális hajrá gyorsan káosszá válik Az ősz eleji egyik legfontosabb vezetői feladat ezért a prioritások tisztázása. Nem az a cél, hogy a csapat minden feladatot azonnal elvégezzen. Ez általában lehetetlen. Az a cél, hogy mindenki tudja, melyik három-négy dolog számít most igazán.

Ha minden projekt sürgős, akkor valójában egyik sem az. A jó vezető ilyenkor nemcsak feladatokat oszt ki, hanem bizonyos feladatokat levesz az asztalról. Megmondja, mi várhat. Mi nem fontos. Melyik meeting maradhat el. Melyik riportot lehet ritkábban elkészíteni. Melyik projektet kell későbbre tolni. Ez különösen fontos a kulcsemberek megtartásánál. A legjobb munkatársakat ugyanis gyakran pont azért terhelik túl, mert „rájuk mindig lehet számítani”. Ez rövid távon kényelmes a szervezetnek, hosszú távon azonban veszélyes. Ha valaki folyamatosan azt tapasztalja, hogy azért kap még több munkát, mert jól teljesít, egy idő után könnyen arra jut, hogy a jó teljesítmény valójában büntetés.

A fejlődési lehetőség az egyik legerősebb megtartó erő

Az ősz kiváló időszak arra is, hogy a vállalat újra elővegye a fejlődési terveket. Nem feltétlenül kell minden munkatársnak azonnal vezetővé válnia. A fejlődés sokféle lehet. Új projekt, új technológia, képzés, mentorálás, nagyobb felelősség, másik csapattal való együttműködés vagy akár egy olyan feladat, amelyben valaki kipróbálhatja magát. A kulcs az, hogy legyen látható út. A „majd meglátjuk” hosszú távon nem túl motiváló. A „ha ezt és ezt megtanulod, fél év múlva megpályázhatod ezt a szerepet” már egészen más.

A karrierút különösen a fiatalabb munkavállalók számára lehet fontos. Egy pályakezdő nem feltétlenül akarja öt évig ugyanazt a feladatot végezni. Ha nem látja, hogy a jelenlegi munkája hogyan kapcsolódik a későbbi szakmai fejlődéséhez, könnyen elkezd körülnézni. A fejlődési lehetőség ráadásul nem mindig kerül sok pénzbe. Egy tapasztalt kolléga mentorálása, egy új projektbe való bevonás vagy egy szakmai konferencia sokszor kisebb költség, mint egy új munkatárs toborzása és betanítása.

Ne feledkezz meg az elismerésről sem!

Az egyik legegyszerűbb, mégis gyakran alulhasznált vezetői eszköz az elismerés. Nem a „szép munka, csapat!” típusú automatikus mondatokra gondolunk, hanem konkrét visszajelzésre. „A múlt heti ügyfélhelyzetet nagyon jól kezelted.” „Azért tudtuk tartani a határidőt, mert időben jelezted a problémát.” „Látom, hogy az utóbbi hónapokban sokat fejlődtél ebben.” Ezek néhány másodperc alatt elmondhatók, mégis azt üzenik, hogy vezetőként látom, amit csinálsz. A magas minőségű elismerésben részesülő munkatársak kisebb valószínűséggel váltottak szervezetet, mint azok, akik kevésbé megfelelő elismerést kaptak. A lényeg azonban nem az, hogy mostantól minden hétfőn küldjünk egy „A hónap hőse” e-mailt. Az elismerés akkor működik, ha hiteles, konkrét és arányos.

A vezető közvetlenül befolyásolja, hogy marad-e valaki

A HR természetesen fontos szereplője a megtartásnak, de a munkavállaló mindennapi élményét sokkal inkább a közvetlen vezető határozza meg. Ő osztja ki a feladatokat. Ő ad visszajelzést. Ő reagál arra, ha valaki túlterhelt. Ő tudja megmutatni, milyen lehetőségek vannak a cégen belül. Ezért a fluktuáció csökkentésének része a vezetők támogatása és fejlesztése is. Nem érdemes elvárni egy frissen kinevezett team leadtől, hogy automatikusan kiváló manager legyen. A szakmai teljesítmény és az emberek vezetése két külön kompetenciakör. A jó vezetői működéshez szükség van kommunikációs, konfliktuskezelési, visszajelzési és coaching készségekre is. A vezetőkkel folytatott rendszeres, értelmes beszélgetések, a problémák meghallgatása, a prioritások tisztázása és az elismerés mind olyan területek, ahol a vezetők közvetlenül tudják befolyásolni az elköteleződést és a megtartást.

Nézd meg, kik vannak veszélyben!

A fluktuáció kezelése nem jelentheti azt, hogy minden munkatársat egyformán kell kezelni. Érdemes az adatokat is nézni. Melyik csapatban magasabb a kilépési arány? Melyik vezető alatt távoznak többen? Mennyi idő után lépnek ki az új belépők? Milyen munkakörökben jellemző a legnagyobb fluktuáció? Milyen okokat említenek az exit interjúkban? A fluktuációs adatok akkor igazán hasznosak, ha megfelelően szegmentáljuk őket, például munkakör, helyszín vagy munkavállalói csoport szerint. A szezonális és kontingens munkavállalók esetében pedig különösen fontos az adatok megfelelő értelmezése, mert különben torzulhat a kép. Ezután lehet elkezdeni keresni a mintázatokat. Ha például rendszeresen az első három hónapban távoznak az új belépők, valószínűleg nem egy szeptemberi problémáról van szó, hanem onboarding-problémáról. Ha egy bizonyos csapatban kiugró a fluktuáció, lehet, hogy vezetői vagy munkaszervezési kérdést kell megvizsgálni. Az adat nem helyettesíti a beszélgetést, de segít eldönteni, hol érdemes beszélgetni.

Az onboardingot se hagyd őszre!

Ha ősszel sok új munkatárs érkezik, különösen fontos, hogy ne az első napon derüljön ki, hogy senki nem tudja pontosan, mit kellene csinálniuk. A jó onboarding nem csak adminisztrációs csomag. A belépőnek tudnia kell, mi a szerepe, mit várnak tőle, kitől kérhet segítséget, milyen rendszerben dolgozik, hogyan mérik a teljesítményét, és mikor kap visszajelzést. Érdemes nemcsak azt figyelni, hogy a munkavállaló megérkezett-e és elvégezte-e a kötelező adminisztrációt, hanem azt is, hogy hogyan alakul az elégedettsége és elköteleződése az első időszakban. Az új belépők rendszeres megkérdezése segíthet feltárni a problémás pontokat. Ez különösen fontos a fiatal munkavállalóknál. Ha valaki első munkahelyén azt tapasztalja, hogy három hétig senki nem foglalkozik vele, miközben folyamatosan számon kérik rajta a teljesítményt, valószínűleg nem a „fiatalok nem lojálisak” lesz a helyes diagnózis. Lehet, hogy egyszerűen rosszul indult a kapcsolat.

Ősszel ne csak a teljesítményt mérd, hanem a terhelést is!

A KPI-ok, a célok és a határidők mind fontosak, de ha csak ezeket mérjük, könnyű szem elől téveszteni az emberi oldalt. Egy kolléga lehet, hogy minden célját teljesíti, miközben már hónapok óta túlterhelt. A teljesítmény ilyenkor akár el is fedheti a problémát. Ezért érdemes időnként rákérdezni arra is, hogyan alakul a munkaterhelés, mi vesz el túl sok időt, melyik folyamat okoz felesleges stresszt, és hol lehetne egyszerűsíteni. A burnout megelőzése nem csak wellbeing-program, hanem szervezési kérdés is. Ha egy folyamat rosszul működik, tíz mindfulness-előadás sem fogja megoldani. Ha egy csapat tartósan létszámhiányos, nem a munkatársak stresszkezelési képessége az egyetlen probléma. Ha egy vezető mikromenedzsel, egy pingpongasztal sem fogja megváltoztatni a munkakultúrát. A valódi megtartás a mindennapi munkakörnyezetből indul.

Mit érdemes tehát most, ősszel megtenni?

A szezonváltás jó alkalom arra, hogy a vezetők egy kicsit megálljanak, mielőtt teljes sebességre kapcsolnak. Nézzük meg, hogy vannak a kulcsembereink! Beszéljünk velük nemcsak a feladatokról, hanem arról is, hogyan érzik magukat a szerepükben! Tisztázzuk a következő hónapok prioritásait! Nézzük át, hol vannak túlterhelési pontok! Adjunk konkrét visszajelzést! Beszéljünk a fejlődési lehetőségekről! És ami legalább ennyire fontos, hogy ha valaki problémát jelez, próbáljunk vele valamit kezdeni! A munkatársak nem azt várják el, hogy a vezető minden problémát azonnal megoldjon. Sokszor már az is sokat számít, ha azt érzik, hogy a jelzésük eljutott valakihez, és nem tűnt el egy Excel-táblában. A megtartás ugyanis ritkán egyetlen nagy gesztus eredménye.

Inkább sok olyan kisebb döntésből áll össze, mint hogy hogyan beszélünk egymással, mennyire kiszámítható a munkarend, van-e lehetőség fejlődni, kap-e valaki visszajelzést, meghallgatják-e a problémáit, és érzi-e, hogy számít, amit csinál.

Az ősz pedig pontosan azért jó időszak mindezt újragondolni, mert ilyenkor egyébként is új ciklus kezdődik. Ha a következő hónapokat csak a teljesítmény hajszolásával indítjuk, könnyen lehet, hogy karácsonyra már nemcsak a szezon ér véget, hanem néhány kulcsember céges pályafutása is. Ha viszont már szeptemberben elkezdjük építeni a megtartás feltételeit, sokkal nagyobb eséllyel érkezik meg a csapat egyben az év végére. És ez végső soron nemcsak HR-siker. Hanem üzleti előny is, mert ez kevesebb újratanítás, kisebb tudásvesztés, stabilabb csapat, kiszámíthatóbb működés és több idő arra, amivel egy szervezetnek valójában foglalkoznia kell. A fluktuációt nem mindig lehet megállítani. De azt, hogy mennyire könnyű valakit elveszíteni, és mennyire érdemes neki maradni, a szervezet jelentős részben maga alakítja.

Források: www.gallup.com, www.hbr.org, www.shrm.org
Képek forrása: www.unsplash.com, www.pexels.com