Az irodai etikett új szabályai: hogyan kommunikálj hibrid munkavégzésben?

Ezt a változást gyorsította fel drasztikusan a Covid, ami a távmunka széles körű elterjedéséhez vezetett. A munkahelyek zöme visszaállt részben vagy egészben a személyes irodai munkavégzésre, de a digitális kapcsolattartás így is kiszélesítette és átalakította a kommunikációs lehetőségeket. Nagyobb teret nyertek a rugalmas munkaórát biztosító pozíciók és a hibrid munkavégzés is. Ezek viszont vezethetnek félreértésekhez, kommunikációs nehézségekhez, csapaton belüli konfliktusokhoz. Ezek elkerülésére, a munkahelyi kohézió hibrid térben fenntartására, hatékonyságra, és a megváltozott etikettre vonatkozóan gyűjtöttünk össze tippeket ebben a cikkben.

Mik a hibrid kommunikáció és munkavégzés fő kihívásai? Talán a leggyakoribb, a technikai problémák gyakorisága. Lehet probléma a hang-, és képminőséggel a videóhívások során, felmerülhet a kamerák hiánya, a gyenge internetkapcsolat pedig minden jellegű elérést megnehezít. Probléma lehet továbbá, hogy a munkahelyek általában nem nyújtanak képzést a dolgozóiknak, ahol az online kommunikációs eszközök használatát megtanítanák vagy fejlesztenék, így sokaknak önmagában az is nehézséget okozhat, hogy ezeket hatékonyan tudják kezelni. A láthatóság is egy problémás terület lehet főleg nagyobb csapatok, hívások esetén. Azok a munkatársak, akik otthonról dolgoznak, és kevésszer szólnak hozzá a videóhívásokhoz a munkacsoportból is kiszakadhatnak, hiszen annak ellenére, hogy a feladataikat elvégzik, a kommunikációban kevésbé látszanak. Ez pedig a csapaton belüli összetartást, kohéziót is csökkenti. A fizikai távolsággal együtt járhatnak időbeli eltérések is. Nagyvállalatoknál gyakoribb, hogy más időzónákban dolgozó munkatársakkal, partnercégekkel kell együttműködniük, ahol az időeltolódás kényelmetlenséget okozhat, ha a megbeszélések és más kommunikáció időpontjának megadásakor nincsenek figyelembe véve. Főleg az otthoni munkavégzés esetén merül fel a probléma, hogy elmosódnak a munka és magánélet határai. Például a videóhívás résztvevői belátnak az távdolgozó munkatárs hálószobájába, aki otthonról dolgozik kevésbé öltözik hivatalosan, illetve háttérzajok, a családtagok zajai is halladszódhatnak egy hívás hátterében.

A felsorolt nehézségek, megváltozott körülmények vezetnek ahhoz, hogy érdemes új etikettet, és szabályokat kialakítani a munkahelyen, ami képes ezeket áthidalni. Mivel az időbeosztás, annak bizonytalansága, hogy melyik munkatárs mikor is dolgozik és mikor van az irodában vagy otthon egy hibrid munkakörnyezet esetében, fontos egy átlátható ütemtervet készíteni a csapat számára. Ebből pontosan lehet tudni, hogy ki mikor elérhető, mikor van személyesen az irodában és mikor végez távmunkát. Ez megkönnyíti a személyes jelenlétet követelő feladatok beosztását és megbeszélések ütemezését. Mivel az online kommunikáció, főleg a videóhívások esetén számos problémát rejthet, célszerű ezekre is irányelveket kidolgozni. Például szabály arra, hogy kötelező-e a kamera használata, aki nem beszél éppen, annak ki kell kapcsolnia a mikrofonját, olyan kiterjesztés használata, ami csökkenti a háttérzajokat vagy elmossa a hátteret. Célszerű előzetesen kiküldeni, hogy mi a programja a megbeszélésnek, hogy ne húzódjon el szükségtelenül anélkül, hogy minden pontot megbeszéljenek a résztvevők, illetve IT támogatás biztosítása is hasznos.

A hívásokon túl a más digitális kommunikációs eszközök használatát is lehet egyeztetni. Például le lehet szögezni, hogy milyen esetben szükséges videóhívás, mi az, amikor elég emailt küldeni, vagy más chat jellegű alkalmazásokat, például Slack üzeneteket írni. Ehhez kapcsolódóan arra is lehet általános irányelveket rögzíteni, hogy melyikre mennyi időn belül érdemes választ várni. Egy emailre például általában hosszabb a válaszidő, egy-két munkanap, mint egy chat üzenetre. Ezzel együtt azt is lehet rögzíteni, hogy mindenkivel szemben csak a munkaóráin belül elvárás, hogy válaszoljon a vállalati kommunikációra, illetve. Segítheti a csapat együtt dolgozását, ha el vannak különítve olyan idősávok, amikor napi megbeszélések vannak, vagy legalábbis elérhetőnek kell lenni azonnali kommunikációra, és olyanokat, amikor nem kell megbeszélésekkel, kommunikációval foglalkozni, hanem mindenki a saját feladataira fókuszálva tud dolgozni. A különböző kommunikációs csatornák megléte mellett érdemes odafigyelni, hogy a hibrid vagy teljesen távmunkában dolgozó munkatársak se maradjanak ki az informális kapcsolattartásból, ne idegenedjenek el ilyen módon a csapat többi tagjától.

Az egyéni szinten tett erőfeszítéseken túl a vállalat felső- és közép vezetésének is fontos szerepe van abban, hogy olyan munkahelyet alakítsanak ki, ahol ezek az irányelvek ki vannak dolgozva és fenntartható formában fogalmazódnak meg elvárások a munkavállalók felé. Például workshopok és tréningek sokat tudnak segíteni abban, hogy ezen etikett gyökeret tudjon verni a cég kultúrájában. Nem csak látszat erőfeszítésekről van szó, ahol egy HR munkatárs beszél arról, hogy fontos a hatékony kommunikáció, hanem érdemes hibrid munkakörnyezettel ismerős szakembereket, workshopokban járatos tanácsadókat bevonni. Ilyen szakértők segíthetnek abban is, hogy a cég szintű irányelveket kidolgozzák, ami megteremti a hatékony munkakörnyezetet anélkül, hogy tarthatatlanul szigorú vagy részletes szabályokat alkotnának. Az irányelveken túl természetesen elengedhetetlen, hogy a cég biztosítsa a hibrid- és távmunka végzéséhez szükséges technikai környezetet is. Ez jelentheti azt, hogy a dolgozók jó minőségű céges laptopot, kamerát, mikrofont kapnak azt garantálva, hogy otthonról is gördülékenyen részt tudnak venni a munkában. De a technikai környezet az iroda fejlesztése is lehet például videókonferenciákra alkalmas termek létrehozásával és stabil internet kapcsolat biztosításával. Fontos, hogy ne csak a munkavállalókkal szemben legyenek arra vonatkozó elvárások, hogy hogyan viselkedjenek egy videóhívásban vagy a távmunka során, hanem a vezetés is példát mutasson a kamera bekapcsolásával, a távolról dolgozó és online bekapcsolódó munkatársak megbeszélésbe való bevonásával. Valamint sokat segít, ha a dolgozóknak lehetősége van rendszeresen visszajelzést adni a rendszer működéséről. Lehetnek ezek anonim kérdőívek, vagy a közvetlen felettesüknek tett javaslatok, féléves-éves egyeztetések, ahol hangot adhatnak arról, hogy mi működik a jelenlegi felállásban, és min lenne hasznos változtatni.

Kialakulhatnak problémák a rendszerben vagy konfliktusok a dolgozók között annak ellenére is, hogy egy átgondolt, részletes szabályzat, iránymutatás áll rendelkezésre az új kommunikációs irányelvekről. Több szintje és megoldási lehetősége is van az ilyen helyzeteknek. Dolgozóként például szükséges a közvetlen feletteseddel kommunikálni, ha kommunikációs akadályok merülnek fel. Ahhoz, hogy a munkádat hatékonyan tudd végezni, szükséged van megfelelő eszközökre, illetve a munkatársaid együttműködésére. Ha bármelyik hiányzik, folytass egy higgadt és összeszedett megbeszélést a felelős felettessel mielőtt a probléma túl súlyossá válna és akadályozná a munkád teljesítését vagy a munkahelyi viszonyok elmérgesedéséhez, esetleg kiégéshez vezetne. A csapaton belül is fontos beszélni, és kitérni az ilyen kérdésekre a megbeszéléseken, mert lehet, hogy csak egyszerű félreértésről van szó például azzal kapcsolatban, hogy ki mikor van személyesen az irodába, de egy gyors beszélgetéssel tisztázható. Ha az etikett problémák rendszeressé válnak, a távmunka vagy hibrid munka jelentősen rontja a hatékonyságot, érdemes lehet bevonni a HR-t, és specifikus egyeztetéseket folytatni.

A hibrid munkavégzés tehát jelentős átalakulásokat hozott sok vállalat struktúrájában, napi működésében és a munkahelyi kommunikációban. a változások újszerű problémákat okoznak, viszont ezek nem feltétlenül csökkentik a produktivitást, és egyáltalán nem megoldhatatlanok. Nagyon fontos, hogy az átalakulást vállalati szintű irányelvek és szabályozások kialakítása is kövesse, ami egyértelműsíti ennek az etikettjét és lehetővé teszi a munkatársak közötti együttműködés folytatását. Ami elengedhetetlen ebből, hogy kommunikáljanak egymással a vállalat különböző szintje, részlegei és a közvetlen munkatársak. Amennyiben eszközökre, valamilyen gyakorlati változtatásra, vagy a technika kezelésében segítségre, oktatásra van szükséged, fordulj minél előbb az illetékesekhez, hiszen a gyors probléma megoldás, sok későbbi bosszúságtól menthet meg téged és a munkatársaidat is.

források: www.forbes.com, www.wired.com, www.steelcase.com, www.hbr.org
képek forrása: www.pexels.com, www.pixabay.com, www.unsplash.com