A hatékony segítségkérés 6 lépésben!

Mindenesetre érdemes magunkban és másokban is nyomatékosítani, hogy a segítségkérés semmiképpen sem elítélendő, sőt, aki tud és mer is mások felé fordulni, az nagy önismeretre vall, hiszen ebben az esetben tisztában vagyunk saját magunkkal, az erősségeinkkel és potenciális gyengeségeinkkel.

Ebből adódóan sok esetben nehéz beismerni, hogy segítségre van szükségünk a munkahelyünkön, és bizonytalanok vagyunk, hogy pontosan hogyan érdemes azt kérni. Vállalati szempontból a kölcsönös segítségnyújtás nem megléte végzetes lehet és jelentősen ronthatja a szervezet hatékonyságát.

Mi ebben hoztunk Nektek segítséget, avagy segítségkérés a munkahelyen 6 lépésben!

Az emberek általában alábecsülik más emberek segítőkészségét, pedig a valóság nem minden esetben tükrözi a feltételezést, hiszen a többség szívesen segít és nehezére esik nemet mondani a segítségkérésre. Ezzel párhuzamosan a potenciális segítők is jellemzően alábecsülik a segítségkérés nehézségeit, és gyakran elhangozhat a „Hát, miért nem szóltál?” kérdés.

A fentebb említett problémák valamennyiére megoldást jelenthet, ha szervezeti szinten:

• tudatosítjuk, hogy a segítségnyújtás nemcsak szükséges, hanem érték is;
• nyíltan építjük ki a segítés kultúráját;
• biztosítjuk a körülményeket és eszközöket.

Egyéni szinten pedig mindenképpen érdemes figyelmet fordítani arra, hogy:

• a kölcsönösség azt jelenti, hogy alkalomadtán mi is segítünk a kollégáknak;
• a kérésünket inkább kérdésnek keretezzük, hiszen nagyobb a siker esélye;
• a segítség igénybevétele nem jelenti a kollégák kihasználását;
• a megfelelő módon és csatornán kérjük a segítséget.

A segítségkérés folyamatát gyakorlati szempontból hat lépésre oszthatjuk!

1. Felismerés

Az első lépés, hogy felismerjük, hogy mikor van szükségünk mások segítségére. Ez lehet egy feladat, amit nem tudunk megoldani, egy olyan helyzet, amelyben konfliktusba keveredtünk valakivel a munkahelyen. Ami a legfontosabb: ne szégyelljük magunkat, ha segítségre van szükségünk, hiszen ez mindenkivel előfordul(hat).

2. Megbizonyosodás

Mielőtt másokhoz fordulnánk a kérésünkkel, érdemes átgondolni, hogy nincs-e már a birtokunkban az adott információ. Egy gyors keresés az e-mailekben vagy a belső vállalati rendszerben rövidre zárhatja a problémánkat.

3. Beazonosítás

Azt követően, hogy tudatosítottuk magunkban, hogy segítségre van szükségünk, meg kell határoznunk, hogy pontosan milyen jellegű segítségre szorulunk rá! Az információhiány az, amely a leggyakrabban előforduló problémaként tartható számon, de az is előfordulhat, hogy egy adott feladatot nem tudunk megugrani és szakmai segítségre lehet szükségünk. Olyan helyzetbe is kerülhetünk, amikor is valamely kolléga viselkedése okoz nehézséget és amelynek megoldása kommunikációs vagy szervezeti beavatkozást igényel. Ezekből kifolyólag nagyon fontos, hogy pontosan tudjuk megfogalmazni, hogy konkrétan mi az, amire szükségünk van, hogy a lehetőségekhez mérten a leghatékonyabb megoldással tudjunk előállni.

4. Személyzet

Az esetek többségében egyértelmű lehet, hogy kihez is kellene fordulni egy-egy probléma felbukkanása során, de érdemes lehet egy második, „B” megoldást is keresni. Egyrészt amiatt, mert előfordulhat, hogy az „A” jelölt éppen nem ér rá vagy valamely más okból kifolyólag nem tud a segítségünkre lenni. Másrészt sok esetben „B” megoldás jobb, mint az első, eredeti ötlet. Például: egy projekthez szükséges információt kérhetünk a főnöktől, de lehet, hogy jobban járunk, ha először egy tapasztalt kollégánkat kérdezzük meg. Mielőtt még billentyűzetet vagy telefont ragadnánk, bizonyosodjunk meg arról, hogy mikor lehet a legalkalmasabb a segítségkérés.

5. Csatornák

A megfelelő csatorna kiválasztása – hasonlóan a legtöbb szervezeti kommunikációs aktus során – döntő lehet a segítségkérés sikere szempontjából! Számít a segítségadó preferenciája (pl.: a telefonon való kommunikációt részesíti előnyben), a hozzáférhető lehetőségek (pl.: e-mail, Zoom, Teams, Intranet, stb…) és a ránk nehezedő időnyomás. A többség rosszul ítéli meg az egyes csatornák hatékonyságát. Minél információgazdagabb a csatorna, annál hatékonyabb a valószínűsége a kérés teljesítésének, azaz a személyes megkeresés a leghatékonyabb.

6. Visszajelzések

Magától értetődőnek tűnik, hogy értékeljük és megköszönjük a segítséget, ám sokszor még így is elmarad. Egy rövid, valamilyen formájú köszönöm nagymértékben javíthatja a kapcsolatot és növelheti annak valószínűségét, hogy az illető következő alkalommal is hajlandó lesz segíteni. Mindezek után, a folyamat lezárásaként érdemes átgondolni és feljegyezni a tapasztalatokat, hogy legközelebb már ezeket felhasználva tegyük gördülékenyebbé a segítségkérés folyamatát.

A segítségkérés sokaknál azért ütközik falakba, mert valamiféle kudarcnak, alkalmatlanságnak élik meg, pedig nem erről van szó! Tudomásul kell vennünk, hogy nem vagyunk mindenhatóak, mindannyiunknak szüksége lehet más emberek közreműködésére.

Forrás: www.hrportal.hu 

Képforrás: www.pexels.com